Se sei stanco di digitare le stesse frasi ripetitive più volte durante la giornata lavorativa e desideri liberare le tue risorse cognitive per compiti più produttivi allora questo articolo è per te.
Il tempo è un bene prezioso e ogni minuto speso in attività ripetitive equivale a sprecare l'opportunità di concentrarsi su compiti più significativi e stimolanti. In molte professioni, la scrittura di frasi ripetitive è inevitabile e può rappresentare un ostacolo alla produttività. Ad esempio pensiamo a chi lavora nell'accoglienza clienti di un hotel, di un ufficio vendite, o altri ambienti simili il cui ruolo coinvolge la compilazione di moduli, la risposta alle email o ai messaggi dei clienti, e altro ancora.
APPLE SKILLS
Diventa più produttivo con i dispositivi e i servizi Apple.
Quello che desidero fare in questo nuovo articolo per la rubrica “Apple Skills”, è portare alla tua attenzione una delle funzioni più sottovalutate ma incredibilmente utili presenti su macOS, iOS e iPadOS: si tratta della Sostituzione testo, e stai per innamorartene!
La "sostituzione testo" consente di sostituire automaticamente una stringa di testo con un'altra in qualsiasi applicazione o contesto di testo. È utile per correggere automaticamente errori di battitura comuni, abbreviare lunghe frasi o inserire rapidamente blocchi di testo predefiniti.
Come creare la sostituzione del testo
- Apri le Impostazioni di Sistema > Tastiera > Sostituzione testo…
- Clicca sul pulsante [+] per aggiungere scorciatoia e frase con una scorciatoia.
- Creata la scorciatoia e la frase, fai clic su Aggiungi.
La procedura è identica anche da iPhone e iPad:
1. Apri le Impostazioni > Generali > Tastiera > Sostituzione testo…
2. Tocca [+] per aggiungere frase e abbreviazione
3. Conferma su Salva per apportare la modifica
Come usare la sostituzione del testo
Per utilizzare la scorciatoia appena creata, sia da Mac che da iPhone e iPad sarà sufficiente digitare l'abbreviazione scelta come scorciatoia seguita da uno spazio:
Esempio: s1 + [spazio] ☞ Ciao, spero che tu stia trascorrendo una splendida giornata!
La formula giusta per la scorciatoia perfetta
Nel creare la tua lista di sostituzioni testo, è importante tenere a mente tre cose:
- Deve adattarsi al contesto d’uso.
- Facile da ricordare.
- Deve risparmiarti tempo.
Suggerimento 1 - Parola e Numero
Un metodo semplice per gestire le informazioni ripetitive consiste nel creare una scorciatoia che sia la combinazione di una parola e numero. Questo sistema è particolarmente utile per dati che non hanno variazioni significative, come codici fiscali o indirizzi email. Il numero servirà a distinguere la scorciatoia dalla parola scelta, per evitare che venga sostituita automaticamente quando non ha lo scopo di sostituzione.
Ad esempio la mia scorciatoia per il mio indirizzo email è "email1". Se avessi scelto come abbreviazione, solo la parola "email", tutte le volte che in una frase avessi digitato "email" ma fuori da questo contesto, sarebbe stata sostituita automaticamente con il mio indirizzo mail completo. Grazie all'aggiunta del numero "1", mi evito questa sostituzione indesiderata.
Il metodo di usare una singola parola seguita (o anche preceduta!) da un numero, può essere utilizzato anche per altri tipi di informazioni ripetitive, come numeri di telefono, numero di Carta d'Identità, Passaporto, Tessera sanitaria, ecc.
Suggerimento 2 - Lettera e numero
In questo metodo utilizziamo una combinazione di lettere e numeri per classificare e personalizzare le frasi. Ad esempio, la lettera 'S' potrebbe essere impiegata per indicare i Saluti. Mentre l'inserimento del numero '1' potrebbe garantire che la scorciatoia non sostituisca la lettera corrispondente con la frase associata e in questa strategia inoltre ci consente di definire anche il grado di formalità associato per il 'saluto'.
Il numero '1' può essere usato per le situazioni informali, mentre un '10' può essere utile in contesti di tipo formali.
| Abbreviazione | Frase |
|---|---|
| S1 | "Ciao! Tutto a posto oggi?" |
| S10 | "Buongiorno. Spero che la sua giornata stia procedendo bene." |
Trova ciò che ti fa sentire bene, finché la tua scorciatoia resta logica, breve e naturale, sei a posto.
Nel caso di un'emergenza potenzialmente mortale, l'ultima cosa che vuoi fare è lottare per scrivere il contenuto del testo del messaggio. Ho creato un messaggio salvato con la scorciatoia "SOS" contenente il mio:
• Gruppo sanguigno • Contatti di emergenza • Allergie Condizioni mediche • Farmaci prescritti • Abitudini alimentari • Vitamine.
Questo messaggio, potrebbe potenzialmente salvarti la vita un giorno. Se non prendi nient'altro da questo articolo tranne questo, ho raggiunto il mio scopo.
Se scrivi una frase più di due volte al giorno, tutti i giorni, sappi che hai bisogno di una scorciatoia. Lascia che la tecnologia si occupi del grosso del lavoro e concediti più spazio per le cose che ami fare e che meritino davvero il tuo tempo. Personalmente oltre ad aver recuperato il tempo che trascorrevo nella digitazione e formulazione di contenuti spesso ripetitivi, sento di aver realmente alleggerito la mente.
Conclusione
Le abbreviazioni e sostituzione del testo rappresentano un potente strumento per massimizzare la produttività e ottimizzare il tempo in qualsiasi contesto dove la scrittura ripetitiva è una costante. Sfruttando appieno questa funzionalità, puoi semplificare le tue attività quotidiane, migliorare la tua comunicazione e liberare risorse per compiti di maggiore rilevanza. Non lasciare che il tempo sia un ostacolo!
Spero che questo articolo sia stato utile e ti abbia permesso di imparare qualcosa che non conoscevi prima. Continua a seguire il sito per ulteriori suggerimenti su come sfruttare al meglio i dispositivi Apple e se hai domande o desideri ulteriori informazioni, non esitare ad utilizzare i commenti sotto all'articolo.
Ciao e alla prossima! 😉
